Referenzprojekt

Cutoverplanung und Rollout

Einführung von SAP PM an mehreren Standorten nacheinander: abgestimmte Cutover-Maßnahmen, Wartungspläne, die ihren Stand im Zyklus behalten, Anwenderschulungen und für jeden Go-Live aktuelle, geprüfte Daten.

Projekt besprechen Alle Referenzen

Gegenstand: Einführung von SAP PM an mehreren Standorten nacheinander
Schwerpunkte: Cutover, Datenübernahme und Anwenderschulung
Herausforderung: Wartungspläne mit beibehaltenem Stand im Zyklus
Mein Beitrag: Cutover-Abstimmung, Schulungen und Datenaufbereitung

Ausgangslage

Wartung darf nicht unterbrochen werden

Im Infrastrukturbetrieb schreiben Regelwerke regelmäßige Wartungen und Inspektionen vor. Nach der Einführung von SAP EAM werden dafür SAP-Wartungspläne eingesetzt.

Daten entscheiden über Akzeptanz

Beim Cutover zählt nicht nur die Akzeptanz des neuen Systems. Ohne richtige Datenübernahme sinkt sie weiter, weil Anwender ihre Anlagen und Pläne nicht wiederfinden.

Rollout Standort für Standort

Die Einführung erfolgt an mehreren Standorten nacheinander. Jeder Go-Live braucht abgestimmte Cutover-Maßnahmen, geschulte Anwender und aktuelle Daten.

Cutover: den Stand im Zyklus beibehalten

Beim Umstellen auf Wartungspläne muss der aktuelle Stand im Zyklus erhalten bleiben. Das zeigt ein frei erfundenes, anschauliches Beispiel:

Monatlich

Sichtinspektion

Alle 3 Monate

Riemenspannung prüfen oder nachspannen

Alle 6 Monate

Ölwechsel

Jährlich

Hauptuntersuchung

Wurde zuletzt die 3-monatliche Wartung durchgeführt, kommt planmäßig als Nächstes wieder die monatliche und nach drei Monaten der 6-monatliche Ölwechsel. Die Folge muss also erhalten bleiben. Bei einem Neustart des Zyklus würde der Ölwechsel drei Monate zu spät erfolgen.

Für den richtigen Start im Zyklus des Wartungsplans wird ein Offset benötigt. Als Grundlage dienen Datumsangaben wie diese:

Letzte Erledigung

Datum der letzten durchgeführten Wartung plus Zyklusfolge.

Bereits gestartete Wartungen

Begonnene Maßnahmen und deren Zyklus.

Nächstes Planstartdatum

Planstartdatum der nächsten Wartung plus Zyklus.

Mit diesem Offset werden die Wartungspläne massenhaft über ein eigenes Programm terminiert. Die Migration der Arbeits- und Wartungspläne selbst beschreibt eine eigene Referenz.

Zur Referenz: Datenmigration von Arbeitsplänen und Wartungsplänen →

Entscheidungen in der Cutover-Phase

Stichtag der DatenübernahmeMöglichst nahe am Go-Live-Tag.

Der Stichtag für die Datenübernahme wird im Cutover festgelegt. Häufig werden die Daten am Wochenende vor dem Go-Live migriert.

Laufende MaßnahmenBegonnene Maßnahmen im Altsystem abschließen oder in SAP abrufen.

In der Cutover-Phase wird abgestimmt, ob bereits begonnene Maßnahmen noch im Altsystem abgeschlossen oder in SAP abgerufen werden.

Bereits fällige MaßnahmenGegebenenfalls Abrufe mit Planstart in der Vergangenheit.

Ist der Planstart erreicht, das Toleranzende aber noch nicht, kann die Maßnahme begonnen sein oder nicht. Dann müssen unter Umständen Abrufe mit Planstart in der Vergangenheit erzeugt werden.

Dabei ist zu beachten, dass auch die Arbeitspläne der Wartungspläne mit Gültigkeit in der Vergangenheit migriert werden müssen.

Rollout: Erfolgsfaktoren für den Go-Live

Ein SAP-Go-Live scheitert meist nicht an der Technik, sondern an der Akzeptanz der Anwender. Zu Beginn sieht für Techniker und Facharbeiter, die schon immer so gearbeitet haben, vieles nach Mehrarbeit aus, und der Mehrwert zeigt sich nicht sofort. Aus meiner Erfahrung entscheiden diese Punkte über Erfolg oder Misserfolg:

DatenVollständig und korrekt vorhanden.

Findet der Techniker seine Anlage nicht sofort, ist der Frust von Anfang an vorprogrammiert.

ProzesseSo einfach wie möglich, mit wenigen Klicks.

Aus meiner Erfahrung fördert eine moderne Fiori-Oberfläche per SSO im Browser die Akzeptanz spürbar gegenüber dem alten SAP GUI.

GeduldNeue Prozesse brauchen Zeit.

Schulungen vor Ort und Handbücher helfen, neue Abläufe zu verinnerlichen.

KeyuserAnsprechpartner direkt bei den Kollegen.

Manche Anwender verstehen das System nach wenigen Versuchen und werden zu wichtigen Ansprechpartnern für ihre Kollegen.

KompromissbereitschaftDie Erfahrung der Anwender nutzen.

Die Anwender bringen oft gute Ideen. Kleine Anpassungen können Prozesse noch weiter vereinfachen.

Sichtbare FührungsunterstützungVorgesetzte nutzen das System selbst und fordern es ein.

Wenn Vorgesetzte das neue System aktiv nutzen und einfordern, zieht das im Team nach.

Hypercare-PhaseDie ersten Wochen nach dem Go-Live entscheiden.

Vor Ort präsent sein und Probleme sofort lösen, bevor sich Frust festsetzt.

Datenmigration als Teil des Change Managements

Fehlen Equipments, wirken Wartungspläne unvollständig oder weichen technische Plätze vom Altsystem ab, bestätigt das jeden Zweifel der Anwender. Eine unsichere Datenmigration verursacht deshalb nicht nur Nacharbeit, sie untergräbt auch das Vertrauen in das neue System. Ich sehe Datenmigration daher auch als Change-Management-Aufgabe und nicht nur als ETL-Thema.

Deshalb werden die Daten vor jedem neuen Standort mit KNIME extrahiert, transformiert, validiert und frisch aufbereitet. Jeder Rollout arbeitet so mit einem aktuellen, geprüften Datenstand statt mit einem Monate alten Extrakt. Abweichungen fallen vor dem Go-Live auf und nicht erst bei den Anwendern. Wer die Akzeptanz erhöhen will, sollte sich fragen: Wie sicher bin ich bei den Daten?